Hệ thống chỉ huy sự cố ICS (Incident Command System) là một khuôn tổ chức chuẩn để nhiều lực lượng khác nhau cùng xử lý một sự cố dưới một bộ chỉ huy, một kế hoạch và một bộ từ ngữ chung. ICS ra đời ở California đầu thập niên 1970, sau những mùa cháy rừng mà các đội cứu hoả đến đông nhưng không phối hợp được với nhau. Ngày nay nó là xương sống của ứng phó khẩn cấp ở Mỹ và được nhiều nước, nhiều tổ chức quốc tế mượn lại.
Mùa cháy năm 1970 và chương trình FIRESCOPE
Cuối tháng 9 năm 1970, miền Nam California hứng một loạt đám cháy rừng lớn gần như cùng lúc, bị gió Santa Ana thổi bùng. Trong khoảng hai tuần, lửa thiêu rụi hàng trăm căn nhà, nhiều người thiệt mạng và hàng trăm nghìn mẫu Anh đất rừng, đồi cỏ bị cháy. Thiếu xe, thiếu người không phải là vấn đề chính. Có lúc hàng chục đơn vị cứu hoả từ nhiều quận, nhiều cơ quan liên bang và tiểu bang có mặt ở cùng một sườn đồi.
Các cuộc rà soát sau đó chỉ ra cùng một chuỗi trục trặc:
- Mỗi cơ quan một cơ cấu chỉ huy, một kiểu gọi tên chức vụ. Người đến sau không biết phải báo cáo cho ai.
- Bộ đàm mỗi nơi một tần số, một bộ mã riêng. Cùng một mã số nhưng hai đội hiểu hai nghĩa.
- Không ai giữ bức tranh tổng thể: có chỗ thừa xe, có chỗ cháy lan mà không ai tới.
- Kế hoạch nằm trong đầu từng chỉ huy, đổi ca là mất.
Quốc hội Mỹ cấp kinh phí cho Sở Lâm nghiệp Hoa Kỳ cùng các cơ quan cứu hoả California lập một chương trình nghiên cứu, đặt tên FIRESCOPE (viết tắt của Firefighting Resources of California Organized for Potential Emergencies). Suốt thập niên 1970, chương trình này soạn ra ICS và một hệ thống điều phối nhiều cơ quan đi kèm. Đến thập niên 1980, ICS được nâng thành chuẩn quốc gia cho cháy rừng ở Mỹ, rồi lan sang cảnh sát, y tế, hoá chất độc hại.
Bước ngoặt tiếp theo đến sau năm 2001. Năm 2004, Mỹ ban hành Hệ thống quản lý sự cố quốc gia (NIMS), lấy ICS làm phần lõi và yêu cầu các cơ quan muốn nhận tài trợ liên bang cho chuẩn bị khẩn cấp phải dùng nó. Từ đó, một vụ tai nạn giao thông nhỏ hay một trận bão lớn đều được chỉ huy theo cùng một khung.
Năm chức năng: ai lo việc gì
Ý tưởng cốt lõi của ICS rất đơn giản: sự cố nào cũng cần năm việc giống nhau, bất kể là cháy, lũ hay rò hoá chất. Người ta chia đúng năm việc đó thành năm khối.
| Khối | Câu hỏi khối đó trả lời | Ví dụ công việc |
|---|---|---|
| Chỉ huy (Command) | Mục tiêu là gì, ưu tiên cái gì? | Đặt mục tiêu, duyệt kế hoạch, chịu trách nhiệm chung |
| Tác chiến (Operations) | Ai làm gì ở hiện trường? | Chia khu, điều đội chữa cháy, cứu người, phong toả |
| Kế hoạch (Planning) | Tình hình đang ra sao, sắp tới làm gì? | Theo dõi nguồn lực, dự báo diễn biến, viết kế hoạch hành động |
| Hậu cần (Logistics) | Cần gì để làm việc? | Xăng dầu, nước, bữa ăn, bộ đàm, chỗ ngủ, sửa xe |
| Tài chính – hành chính | Tốn bao nhiêu, ai trả? | Chấm công, thuê máy, theo dõi chi phí, bồi thường |
Bên cạnh người chỉ huy còn có ba vị trí "tham mưu chỉ huy": cán bộ thông tin công chúng (nói với báo chí và người dân), cán bộ an toàn (có quyền dừng ngay một việc nguy hiểm) và cán bộ liên lạc (làm cầu nối với các cơ quan không nằm trong cơ cấu chỉ huy). Về sau, NIMS cho phép thêm khối tình báo – điều tra khi sự cố có yếu tố tội phạm.
Điểm hay là cơ cấu này co giãn được. Một vụ cháy bếp nhỏ thì người đội trưởng đến đầu tiên tự ôm cả năm việc. Một trận cháy rừng kéo dài ba tuần thì mỗi khối thành một bộ phận có hàng chục, hàng trăm người. Khung không đổi, chỉ có số ô được mở ra.
Những nguyên tắc làm ICS chạy được
Phạm vi kiểm soát từ 3 đến 7
Một người chỉ quản lý hiệu quả từ 3 đến 7 người hay nhóm, lý tưởng là 5. Khi một trưởng nhóm phải lo tới 10 đội, ICS yêu cầu chia nhỏ thành nhánh, khu vực hay nhóm chức năng. Nguyên tắc này nghe như sách quản trị, nhưng ở hiện trường nó quyết định việc bộ đàm có bị nghẽn hay không.
Ngôn ngữ thường thay cho mã riêng
ICS khuyến khích nói bằng lời thường thay cho mã số riêng của từng cơ quan. Tên chức vụ cũng chuẩn hoá: "trưởng khu vực", "trưởng nhánh", "đội tấn công" có nghĩa giống nhau dù người nói đến từ sở cứu hoả thành phố hay cục lâm nghiệp liên bang.
Kế hoạch hành động theo chu kỳ
Sự cố lớn được chia thành các "kỳ tác chiến", thường 12 hoặc 24 giờ. Mỗi kỳ có một Kế hoạch hành động sự cố (IAP) viết ra giấy: mục tiêu, phân công, bản đồ, tần số liên lạc, dự báo thời tiết, lưu ý an toàn. Người làm ca đêm cầm cùng một tờ kế hoạch với người làm ca ngày. Chu kỳ họp lập kế hoạch lặp đi lặp lại người trong nghề gọi là "chữ P", vì sơ đồ các bước trông giống chữ P.
Một người, một cấp trên
Mỗi người chỉ nhận lệnh từ một cấp trên trực tiếp. Nghe hiển nhiên, nhưng ở hiện trường nhiều cơ quan, chuyện một lính cứu hoả bị ba vị chỉ huy gọi cùng lúc từng là chuyện thường.
Bàn giao chỉ huy có thủ tục
Người đến đầu tiên làm chỉ huy. Khi người có kinh nghiệm hơn tới, họ nhận bàn giao trực tiếp, có tóm tắt tình hình, và cả hiện trường được thông báo người chỉ huy đã đổi. Ở Mỹ, phần tóm tắt này thường dùng mẫu ICS 201: sơ đồ, việc đã làm, nguồn lực đang có.
Chỉ huy thống nhất: khi không ai là sếp của ai
Một vụ tàu chở hoá chất trật bánh cạnh sông có thể cùng lúc thuộc quyền của cứu hoả, cảnh sát, cơ quan môi trường, chủ đường sắt và chính quyền hai bên bờ. Không ai có quyền ra lệnh cho người kia. ICS giải bằng chỉ huy thống nhất (Unified Command): đại diện các bên ngồi chung một chỗ, cùng đặt một bộ mục tiêu, cùng duyệt một kế hoạch, rồi giao cho một trưởng tác chiến duy nhất thực hiện. Mỗi cơ quan giữ nguyên thẩm quyền pháp lý, nhưng hiện trường chỉ nghe một giọng.
Đây là phần khó nhất về mặt con người. Kinh nghiệm chung của nghề là chỉ huy thống nhất chạy tốt khi các thủ trưởng đã quen mặt nhau từ trước, qua diễn tập và họp định kỳ, chứ không phải gặp lần đầu ở hiện trường.
Một sự cố lớn lên theo giờ
Thử hình dung một đám cháy kho gần khu dân cư để thấy cơ cấu nở ra thế nào:
- Phút thứ 8: Xe chữa cháy đầu tiên tới. Đội trưởng báo qua bộ đàm rằng mình nhận chỉ huy và đặt sở chỉ huy ở cổng phía bắc. Lúc này một người làm cả năm việc.
- Phút thứ 30: Đã có sáu đội. Chỉ huy lập một trưởng tác chiến, chia hai khu: mặt trước và mặt sau kho. Cảnh sát tới phong toả đường.
- Giờ thứ 2: Khói bay về khu dân cư. Chỉ huy lập chỉ huy thống nhất với cảnh sát và chính quyền địa phương, mở thêm một nhánh sơ tán. Cán bộ thông tin công chúng ra trả lời báo chí.
- Giờ thứ 6: Đám cháy kéo dài qua đêm. Mở khối hậu cần (bữa ăn, đèn chiếu, thay ca) và khối kế hoạch để viết kế hoạch cho kỳ tác chiến sáng hôm sau.
- Ngày thứ 2: Lửa tắt. Cơ cấu thu nhỏ dần, khối tài chính – hành chính ở lại tổng hợp chi phí, các đội giải tán theo đúng thứ tự đã ghi trong kế hoạch.
Không có bước nào phải "phát minh" cơ cấu mới. Mọi người biết ô mình đứng nằm ở đâu trên sơ đồ.
Lời chê và giới hạn của ICS
ICS không phải chiếc đũa thần. Các nhà nghiên cứu quản lý thảm hoạ thường nêu mấy điểm yếu:
- Nó sinh ra từ cháy rừng, nơi có một hiện trường rõ ràng. Với thảm hoạ phủ cả một vùng, như bão lớn hay dịch bệnh, không có một "hiện trường" để đặt sở chỉ huy, và phải ghép thêm trung tâm điều hành ở nhiều cấp.
- Thủ tục giấy tờ dễ phình to. Người mới học hay sa đà vào biểu mẫu mà quên mục tiêu.
- ICS mang dáng cơ cấu tuần tự kiểu quân đội, khó ghép với những nhóm cộng đồng, tình nguyện tự phát vốn làm việc theo kiểu mạng lưới.
- Huấn luyện trên lớp không thay được kinh nghiệm thật. Nhiều tổ chức có sơ đồ ICS đẹp nhưng chưa từng vận hành nó dưới áp lực.
Dù vậy, cái lõi của ICS là năm chức năng, phạm vi kiểm soát và kế hoạch viết ra giấy. Phần lõi ấy được dùng rộng tới mức nhiều nước đã dịch sang ngôn ngữ của mình, và các bệnh viện ở Mỹ có phiên bản riêng gọi là HICS.
Góc nhìn hôm nay: mang gì về từ ICS
ICS không chỉ dành cho lính cứu hoả. Ai tổ chức một việc đông người, gấp gáp, nhiều bên tham gia đều có thể mượn ba thói quen của nó:
- Nói rõ ai đang chỉ huy. Một câu "từ giờ anh A điều phối, mọi việc báo về anh A" giải quyết được nửa số rối ren trong một buổi dọn dẹp sau lũ hay một sự kiện lớn.
- Chia năm việc. Ai làm, ai theo dõi tình hình, ai lo đồ, ai lo tiền, ai nói với bên ngoài. Kể cả khi một người kiêm nhiều việc, gọi tên từng việc ra giúp không ai bỏ sót.
- Viết kế hoạch một trang. Mục tiêu, phân công, số điện thoại, giờ họp lại. Tờ giấy đó sống lâu hơn trí nhớ của bất kỳ ai.
Muốn học bài bản, Cơ quan Quản lý Khẩn cấp Liên bang Mỹ (FEMA) có các khoá ICS nhập môn trực tuyến miễn phí, đánh số IS-100 và IS-200, ai cũng đăng ký được. Sách giáo khoa về quản lý khẩn cấp ở các trường đại học thường có một chương riêng kể lại lịch sử FIRESCOPE, đáng đọc để thấy một hệ thống ra đời từ thất bại cụ thể ra sao.
Câu hỏi thường gặp
ICS là gì?
ICS (Incident Command System) là hệ thống chỉ huy sự cố chuẩn hoá, chia công việc ứng phó thành năm chức năng: chỉ huy, tác chiến, kế hoạch, hậu cần và tài chính – hành chính. Nó giúp nhiều cơ quan khác nhau cùng làm việc dưới một cơ cấu, một kế hoạch và một bộ từ ngữ chung.
ICS ra đời năm nào và ở đâu?
ICS được phát triển trong thập niên 1970 ở California, qua chương trình FIRESCOPE, sau mùa cháy rừng lớn năm 1970. Đến năm 2004, nó trở thành phần lõi của Hệ thống quản lý sự cố quốc gia (NIMS) của Mỹ.
Phạm vi kiểm soát trong ICS là bao nhiêu?
Mỗi người chỉ huy nên quản lý từ 3 đến 7 người hoặc nhóm, lý tưởng là 5. Khi vượt quá, cơ cấu phải chia nhỏ thành khu vực, nhánh hoặc nhóm chức năng để thông tin không bị nghẽn.
Chỉ huy thống nhất (Unified Command) khác chỉ huy đơn thế nào?
Chỉ huy đơn có một người chỉ huy sự cố. Chỉ huy thống nhất dùng khi nhiều cơ quan cùng có thẩm quyền: đại diện các bên cùng đặt mục tiêu và duyệt một kế hoạch chung, nhưng hiện trường vẫn chỉ có một trưởng tác chiến thực hiện.
Người thường có học ICS được không?
Được. FEMA mở các khoá nhập môn trực tuyến miễn phí như IS-100 và IS-200 cho bất kỳ ai. Những nguyên tắc cơ bản của ICS cũng dùng tốt cho việc tổ chức sự kiện, nhóm tình nguyện hay ứng phó sự cố trong doanh nghiệp.
