Diễn tập ứng phó thảm hoạ có nhiều cấp độ, từ cuộc thảo luận quanh một chiếc bàn đến cuộc diễn tập toàn diện huy động xe, người và cả "nạn nhân giả" ngoài hiện trường. Mỗi loại kiểm tra một thứ khác nhau: kế hoạch có hợp lý không, một kỹ năng có thuần thục không, các cơ quan có phối hợp được không. Diễn tập có giá trị nhất không phải ở ngày diễn, mà ở bản danh sách những gì cần sửa sau đó và việc có ai sửa thật hay không.
Vì sao phải tập trước
Trong nghề ứng phó khẩn cấp có một câu được nhắc nhiều: hiện trường không phải nơi để trao danh thiếp. Chỉ huy cứu hoả, cảnh sát, y tế và chính quyền địa phương nên quen mặt, quen cách làm việc của nhau từ trước. Diễn tập là cơ hội hiếm hoi để việc đó xảy ra.
Diễn tập còn trả lời những câu hỏi mà kế hoạch trên giấy không trả lời được:
- Số điện thoại trong danh bạ khẩn cấp còn đúng không?
- Máy phát điện dự phòng có nổ máy không, nhiên liệu đủ chạy bao lâu?
- Bộ đàm của cứu hoả và của cấp cứu có cùng kênh không?
- Người được giao làm trưởng điểm trú có biết mình được giao không?
- Xe cứu thương mất bao lâu để đến điểm tập kết thật, chứ không phải trên bản đồ?
Mỗi câu "không" phát hiện trong diễn tập là một sự cố tránh được khi chuyện thật xảy ra.
Thang các loại diễn tập
Khung chuẩn của Mỹ, tên là HSEEP, và nhiều khung tương tự ở các nước khác chia diễn tập thành hai nhóm: dựa trên thảo luận và dựa trên hoạt động. Mức độ phức tạp tăng dần.
| Loại | Diễn ra thế nào | Kiểm tra cái gì | Quy mô điển hình |
|---|---|---|---|
| Hội thảo định hướng | Giới thiệu kế hoạch, quy trình mới cho người liên quan | Mọi người đã biết kế hoạch chưa | Một buổi, một phòng |
| Hội thảo làm việc | Cùng soạn hoặc sửa một phần kế hoạch | Kế hoạch có lỗ hổng không | Vài buổi |
| Diễn tập trên bàn (tabletop) | Người điều khiển kể một tình huống giả định theo từng bước, các bên nói mình sẽ làm gì | Vai trò, trách nhiệm, quyết định | Nửa ngày đến một ngày |
| Diễn tập kỹ năng (drill) | Thực hiện một thao tác cụ thể, lặp lại nhiều lần | Một kỹ năng hay một quy trình đơn lẻ | Một đơn vị, vài giờ |
| Diễn tập chức năng | Trung tâm điều hành vận hành thật, nhưng hiện trường được mô phỏng bằng tin nhắn, cuộc gọi giả | Phối hợp, luồng thông tin, ra quyết định dưới áp lực thời gian | Một hoặc nhiều trung tâm, một ngày |
| Diễn tập toàn diện | Lực lượng thật, xe thật, người đóng vai nạn nhân, ở hiện trường thật | Toàn bộ chuỗi, từ báo tin đến hiện trường đến bệnh viện | Nhiều cơ quan, có khi hàng trăm người |
Lời khuyên chung của nghề là đi từ thấp lên cao. Một cơ quan chưa từng làm diễn tập trên bàn mà nhảy ngay vào diễn tập toàn diện thường chỉ thu được một buổi trình diễn đẹp mà ít bài học.
Diễn tập trên bàn: rẻ mà sâu
Diễn tập trên bàn là loại được dùng nhiều nhất vì chi phí thấp và có thể tổ chức thường xuyên. Một buổi điển hình diễn ra như sau:
- Người điều khiển giới thiệu bối cảnh: "Bảy giờ sáng, cơ quan khí tượng phát tin bão mạnh dự kiến vào bờ sau 36 giờ."
- Các bên lần lượt trả lời: ai nhận tin này, ai gọi cho ai, quyết định đầu tiên là gì.
- Người điều khiển tung thêm "tình huống chen" (inject): "Mười giờ, một trạm bơm báo mất điện." "Mười một giờ, một bệnh viện hỏi xin xe chở bệnh nhân." Mỗi tình huống đẩy người tham gia vào một quyết định khó.
- Thời gian trong kịch bản có thể nhảy cóc: "Bây giờ là sáu tiếng sau."
- Cuối buổi, cả nhóm cùng nhìn lại: chỗ nào lúng túng, chỗ nào kế hoạch im lặng.
Cái hay của diễn tập trên bàn là không ai bị đánh giá về tốc độ chạy hay độ khéo tay. Người ta được phép dừng lại, cãi nhau, mở kế hoạch ra đọc. Chính những lúc ai đó nói "điều này không có trong kế hoạch" là lúc buổi diễn tập có giá trị nhất.
Đằng sau một cuộc diễn tập toàn diện
Người xem thấy xe hú còi, khói, người nằm trên cáng. Phía sau là một bộ máy thiết kế làm việc nhiều tháng:
- Mục tiêu đo được: không phải "kiểm tra khả năng ứng phó" chung chung, mà cụ thể như "trung tâm điều hành phát bản tin đầu tiên trong vòng 60 phút kể từ khi nhận báo cáo".
- Danh sách sự kiện chính: kịch bản chi tiết theo từng phút, ai tung tình huống nào, kỳ vọng phản ứng là gì.
- Người điều khiển: giữ nhịp, tung tình huống, dừng diễn tập nếu có nguy hiểm thật.
- Người đánh giá: đứng quan sát, ghi lại đối chiếu với mục tiêu, không can thiệp.
- Tổ mô phỏng: đóng vai những bên không tham gia thật, như bộ ngành trung ương hay báo chí, để người diễn tập vẫn phải xử lý các cuộc gọi đó.
- Người đóng vai nạn nhân: được phát thẻ ghi tình trạng giả định để đội cấp cứu phân loại.
- Quy ước an toàn: mọi tin nhắn diễn tập bắt đầu và kết thúc bằng chữ "diễn tập", và có một từ mã thống nhất trước để báo khi có sự cố thật xảy ra giữa buổi, chẳng hạn một người tham gia bị thương thật.
Một phần quan trọng ít ai thấy là ban tin cho dân xung quanh. Một cuộc diễn tập khói lửa, xe còi giữa khu dân cư mà không thông báo trước có thể gây hoảng loạn thật.
Sau buổi diễn: phần quan trọng nhất
Ngay khi kết thúc, người tham gia ngồi lại cho một buổi rút kinh nghiệm nóng (hot wash), khi trí nhớ còn tươi. Mỗi người nói ba điều: điều gì chạy tốt, điều gì chưa, cần sửa gì. Vài tuần sau, ban tổ chức viết báo cáo sau diễn tập kèm kế hoạch khắc phục: mỗi điểm yếu có một việc cụ thể, một người chịu trách nhiệm và một hạn chót.
Bài học lặp lại nhiều nhất trong lịch sử nghề này là điểm yếu được phát hiện rồi nhưng không được sửa. Năm 2004, bang Louisiana và các cơ quan liên bang Mỹ đã diễn tập trên bàn một cơn bão giả định làm ngập New Orleans, và nhận ra nhiều vấn đề xảy ra thật một năm sau trong bão Katrina. Nhiều kế hoạch khắc phục chưa kịp làm xong. Từ đó, người làm diễn tập hay nhắc: một bản báo cáo không có người theo đến cùng thì chưa phải là kết quả.
Một nguyên tắc khác là không quy lỗi cá nhân. Nếu diễn tập trở thành nơi người ta sợ bị phê bình, người tham gia sẽ làm theo kịch bản an toàn thay vì thử thật, và những điểm yếu thật sẽ không lộ ra.
Những ngày diễn tập của cả cộng đồng
- Nhật Bản lấy ngày 1 tháng 9, ngày xảy ra động đất lớn Kantō năm 1923, làm Ngày phòng chống thiên tai từ năm 1960. Hằng năm vào dịp này, chính phủ, các địa phương, trường học và doanh nghiệp tổ chức diễn tập, có năm có cả Thủ tướng tham gia diễn tập họp khẩn.
- ShakeOut là cuộc diễn tập động đất đồng loạt bắt đầu ở Nam California năm 2008. Vào một giờ đã hẹn, hàng triệu người cùng thực hành động tác cúi xuống, che đầu, bám chặt. Mô hình này về sau lan ra nhiều bang và nhiều nước.
- Việt Nam: các tỉnh, thành phố thường tổ chức diễn tập phòng chống thiên tai và tìm kiếm cứu nạn, có khi diễn tập ở cấp xã với tình huống bão, lũ, sạt lở cụ thể của địa phương. Các trường học cũng có diễn tập thoát hiểm định kỳ.
Góc nhìn hôm nay: tự làm một buổi diễn tập nhỏ
Không cần là cơ quan nhà nước mới diễn tập được. Một gia đình, một tổ dân phố, một văn phòng nhỏ có thể làm một buổi diễn tập trên bàn trong 30 phút: một người đọc tình huống "mất điện cả khu, nước bắt đầu lên trong hẻm, bà ngoại đang ở tầng trệt", những người còn lại nói mình làm gì, cần gì, gọi ai. Ghi lại những chỗ ai đó ngập ngừng "không biết". Đó chính là danh sách việc cần chuẩn bị, rõ ràng hơn mọi tờ hướng dẫn chung.
Câu hỏi thường gặp
Diễn tập trên bàn (tabletop) là gì?
Đó là kiểu diễn tập mà các bên ngồi quanh bàn, nghe người điều khiển kể một tình huống giả định theo từng bước rồi nói mình sẽ làm gì. Không có xe hay người ở hiện trường, mục đích là kiểm tra vai trò, trách nhiệm và quyết định.
Diễn tập chức năng khác diễn tập toàn diện thế nào?
Diễn tập chức năng vận hành thật trung tâm điều hành nhưng mô phỏng hiện trường bằng tin nhắn và cuộc gọi giả. Diễn tập toàn diện huy động lực lượng, phương tiện và người đóng vai nạn nhân ở hiện trường thật.
Hot wash trong diễn tập là gì?
Hot wash là buổi rút kinh nghiệm ngay sau khi diễn tập kết thúc, khi người tham gia còn nhớ rõ. Mỗi người nói điều gì chạy tốt, điều gì chưa và cần sửa gì, làm cơ sở cho báo cáo sau diễn tập.
Ngày phòng chống thiên tai của Nhật là ngày nào?
Ngày 1 tháng 9, ngày xảy ra động đất lớn Kantō năm 1923. Từ năm 1960, Nhật Bản lấy ngày này làm Ngày phòng chống thiên tai, với các cuộc diễn tập ở nhiều cấp.
Bao lâu nên diễn tập một lần?
Không có con số chung cho mọi nơi. Nhiều tổ chức làm diễn tập trên bàn vài lần một năm vì chi phí thấp, còn diễn tập toàn diện thì thưa hơn. Điều quan trọng là mỗi lần diễn tập phải có kế hoạch khắc phục và người theo đến cùng.
