Run sheet là gì: kịch bản điều phối sự kiện, tiệc cưới đến từng phút

Run sheet là bảng điều phối chi tiết của một sự kiện, chia thời gian thành từng mục, mỗi dòng ghi giờ bắt đầu, thời lượng, việc gì xảy ra, ai phụ trách, và các tín hiệu kèm theo cho âm thanh, ánh sáng, màn chiếu. Khác với chương trình in cho khách chỉ có vài dòng, run sheet là tài liệu dành cho đội hậu trường: người điều phối cầm nó để gọi từng bước, kỹ thuật nhìn nó để biết lúc nào chạy nhạc, MC nhìn nó để biết sau mình là ai. Một đám cưới, một hội nghị hay một buổi lễ kỷ niệm chạy trơn tru gần như luôn có một run sheet tốt phía sau.

Run sheet khác chương trình, khác kịch bản MC thế nào

Một sự kiện thường có ít nhất ba loại tài liệu về thời gian, và nhầm lẫn giữa chúng là nguồn gốc của nhiều rối rắm:

Run sheet là tài liệu duy nhất mà mọi bộ phận cùng nhìn trong lúc sự kiện đang diễn ra. Nó trả lời câu hỏi "bây giờ là gì, tiếp theo là gì, ai làm".

Các cột của một run sheet

Không có mẫu bắt buộc, nhưng run sheet của người làm nghề thường có những cột sau:

• Giờ bắt đầu và thời lượng. Ghi cả hai để khi một mục bị trễ, mọi người tính lại được các mục sau.
• Mục: mô tả ngắn, như "Cô dâu chú rể tiến vào", "Phát biểu của chủ tịch".
• Người phụ trách: tên một người cụ thể, không ghi chung chung "ban tổ chức".
• Vị trí: sân khấu, lối đi giữa, bàn đầu, sảnh.
• Âm thanh: bài nhạc nào, micro nào bật, micro không dây số mấy.
• Ánh sáng: tắt đèn khán phòng, đèn đuổi theo người đi, đèn sân khấu sáng toàn bộ.
• Màn chiếu: slide số mấy, video nào, logo nhà tài trợ.
• Ghi chú: cần chuẩn bị gì trước, phương án nếu có trục trặc.

Ở đầu run sheet ghi tên sự kiện, ngày, số phiên bản và giờ cập nhật, kèm danh sách liên lạc: tên, vai trò, số điện thoại, kênh bộ đàm của từng trưởng bộ phận.

Ví dụ minh hoạ: một đoạn run sheet tiệc cưới

Bảng dưới đây là một ví dụ tự soạn để minh hoạ, không phải chuẩn bắt buộc. Giờ giấc thực tế tuỳ nhà hàng và gia đình:

Chỉ sáu dòng nhưng đã có bốn bộ phận phải phối hợp: đón tiếp, MC, kỹ thuật, nhà hàng. Nếu không có run sheet, mỗi bên sẽ làm theo trí nhớ của mình, và chuyện đèn sáng giữa lúc cô dâu tiến vào là rất dễ xảy ra.

Người gọi: run sheet cần một giọng nói

Bản run sheet hoàn hảo vẫn vô dụng nếu không có ai gọi nó. Trong sự kiện chuyên nghiệp, có một người điều phối đeo tai nghe hoặc cầm bộ đàm, đứng ở chỗ nhìn được cả sân khấu và bàn kỹ thuật. Người này báo trước từng bước theo nhịp "chuẩn bị" rồi "bắt đầu", tương tự cách gọi tín hiệu trên sân khấu kịch:

1. "Chuẩn bị mục cô dâu chú rể vào: âm thanh chuẩn bị nhạc, ánh sáng chuẩn bị tắt đèn khán phòng, cửa sẵn sàng."
2. Từng bộ phận đáp "sẵn sàng".
3. "Bắt đầu." Đèn tắt, nhạc lên, cửa mở cùng lúc.

Người gọi không cần là người có chức vụ cao nhất. Họ cần là người nắm run sheet kỹ nhất và có giọng bình tĩnh nhất.

Chừa khoảng đệm và viết sẵn phương án B

Thứ phân biệt run sheet của người có kinh nghiệm với người mới là khoảng đệm. Phát biểu luôn dài hơn dự kiến. Khách quan trọng có thể đến muộn. Máy chiếu có thể không nhận máy tính. Một run sheet xếp kín từng phút, không có chỗ thở, sẽ trễ ngay từ mục thứ hai và trễ dồn tới cuối.

Những cách làm thường gặp:

• Đặt mục co giãn ở cuối mỗi phần, như một tiết mục văn nghệ có thể bỏ, một đoạn nhạc có thể ngắn lại.
• Ghi rõ ai quyết định cắt bớt khi trễ giờ, để không phải hỏi ý kiến cả ban tổ chức giữa lúc đang diễn ra.
• Phương án mưa cho mọi phần ngoài trời: chuyển vào đâu, ai báo khách, mất bao lâu.
• Phương án kỹ thuật: micro dự phòng, bản video lưu trên hai thiết bị, nhạc dự phòng nếu bài chính không chạy.
• Phương án người vắng mặt: nếu người phát biểu chưa tới, mục nào được đôn lên.

Quản lý phiên bản: tai nạn hay gặp nhất

Run sheet thay đổi nhiều lần trong những ngày cuối: thêm một người phát biểu, đổi bài nhạc, dời giờ. Lỗi phổ biến nhất không phải là run sheet sai, mà là mỗi người cầm một bản khác nhau. Kỹ thuật âm thanh còn bản hôm thứ năm, MC có bản sáng thứ bảy, người điều phối có bản trưa thứ bảy.

Cách tránh khá đơn giản nhưng đòi hỏi kỷ luật: đánh số phiên bản và ghi giờ cập nhật ở đầu trang; chỉ một người được sửa; mỗi lần sửa gửi lại cho tất cả và xin xác nhận đã nhận; in bản cuối cùng phát tận tay ở buổi họp trước giờ mở cửa và thu lại bản cũ. Với sự kiện lớn, nhiều đội dùng bảng tính chia sẻ trực tuyến để mọi người luôn nhìn cùng một bản.

Góc nhìn hôm nay: tự làm run sheet cho sự kiện của mình

Không cần là công ty sự kiện mới dùng run sheet. Một đám cưới ở nhà, một buổi họp lớp, một lễ mừng thọ cho ông bà đều được lợi khi có một tờ giấy chung. Vài gợi ý để bắt đầu:

• Viết run sheet từ giờ kết thúc ngược lên đầu, để biết mỗi mục thật sự có bao nhiêu phút.
• Gọi điện hỏi trước người phát biểu sẽ nói bao lâu, rồi cộng thêm một chút.
• Cử một người không phải chủ nhà làm người điều phối, để chủ nhà được tiếp khách.
• Duyệt nhanh một lượt với MC, người lo âm thanh và quản lý địa điểm trước một ngày.
• In vài bản cỡ chữ to, dán ở bàn âm thanh và cánh gà sân khấu.

Sau sự kiện, giữ lại run sheet và ghi chú những chỗ bị trễ, bị rối. Lần sau, chính tờ giấy đó là bài học quý nhất.